Canal Ético, nuestro compromiso
Saber escuchar a todas las personas para conocer de primera mano qué está ocurriendo en nuestro entorno es una de las prioridades de AEGOLF-RM y con este objetivo os presentamos y os damos la bienvenida a nuestro Canal Ético.
¿Para qué sirve nuestro Canal Ético?
Para prevenir y detectar irregularidades
La existencia de un canal de comunicación bidireccional, de manejo sencillo y ágil, permite prevenir y detectar conductas irregulares o poco apropiadas, prácticas contrarias a los procedimientos internos de nuestra Asociación, y comunicar sospechas razonables sobre la existencia de infracciones reales o potenciales, que se han producido o que puedan producirse y sobre intentos de ocultar tales infracciones en relación con las materias recogidas en la Política del Canal.
Para garantizar la confidencialidad, seguridad e integridad de las comunicaciones
El diseño del Canal Ético de AEGOLF-RM garantiza (i) la integridad en la trazabilidad de la gestión de las comunicaciones desde su entrada hasta su resolución y (ii) la máxima confidencialidad en los procesos de investigación de las comunicaciones recibidas, protegiendo la identidad y reputación de los informantes y de cualquier tercero mencionado en las comunicaciones, así como también de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de las mismas e impide el acceso de personal no autorizado.
El Canal Ético permite que las informaciones puedan comunicarse de forma anónima; no obstante, desde AEGOLF-RM se anima a los informantes a identificarse y facilitar sus datos de contacto ya que de este modo quedará acreditada la ausencia de represalias permitiendo, además, contactar con el informante para solicitar aclaraciones, información adicional y realizar el seguimiento de la tramitación.
El Canal Ético de AEGOLF-RM no forma parte del sitio web ni de la intranet de la Asociación; el Canal se administra y gestiona a través de una herramienta tecnológica diseñada específicamente por Lefebvre · El Derecho S.A., y denominada Centinela, para el cumplimiento de lo previsto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, la cual se encuentra alojada en servidores seguros situados en España que cumplen con la ISO 27001 e ISO 9001.
El acceso a la información comunicada a través del Canal está restringido al Gestor externo del Canal, que la remitirá de manera inmediata al Responsable del Canal y, en su caso, a los asesores externos que le presten apoyo, quienes tratarán todas las comunicaciones con la máxima confidencialidad, de acuerdo con la legislación aplicable en materia de protección de datos personales y con las buenas prácticas empresariales.
¿Quién puede utilizar nuestro Canal Ético?
El Canal Ético de AEGOLF-RM está a disposición de cualquier persona relacionada con nuestra Asociación.
Para más información sobre el ámbito personal del Canal, consulta la Política General del Canal Ético.
En cualquier momento el usuario del Canal puede renunciar o desistir de la comunicación realizada.
El Canal Ético de AEGOLF-RM se rige por el principio de buena fe, lo que significa que en el momento de realizar la comunicación el informante debe tener motivos razonables para creer, a la vista de las circunstancias y de la información de que disponga, que los hechos que va a comunicar son ciertos y están dentro del ámbito de aplicación del Canal.
AEGOLF-RM brindará protección, dentro de su estructura organizativa, frente a cualquier tipo de represalias a todo informante que haya actuado respetando el principio de buena fe.
No gozará de protección quien utilice el Canal Ético de forma malintencionada, frívola o abusiva, o comunique de forma deliberada y consciente información incorrecta o engañosa, a sabiendas de su falsedad o con manifiesto desprecio a la verdad. Cuando de la investigación interna abierta a raíz de una comunicación recibida a través del Canal Ético se concluya la concurrencia de cualquiera de estas circunstancias, AEGOLF-RM, como garante de la credibilidad del Sistema Interno de Información, podrá ejercer acciones legales o adoptar las medidas disciplinarias proporcionales que considere oportunas, decayendo así mismo el deber de confidencialidad.
La acusación, la denuncia falsa y la simulación de delitos tienen la consideración de delito sancionable con una pena de prisión de hasta dos años.
El Canal Ético tampoco es un servicio de policía o emergencia, por lo que si necesita informar de una situación crítica debe contactar con los servicios de emergencia correspondientes.
Quedan fuera del ámbito del Canal Ético las cuestiones relativas a diferencias que surjan en relación con los siguientes asuntos:
- Reclamaciones sobre la llevanza organizativa u operativa ordinaria de la Asociación, que se deberán tratar dentro de la estructura orgánica de AEGOLF-RM;
- Reclamaciones comerciales de proveedores, que deberán cursarse a través de la Gerencia de la Asociación;
- Reclamaciones sobre cuestiones laborales de carácter ordinario y de gestión de los recursos humanos que deberán dirigirse a la Junta Directiva de la Asociación;
- Reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación, que deberán dirigirse a la Junta Directiva de AEGOLF-RM;
- El ejercicio de los derechos de acceso de acceso, rectificación, cancelación y oposición, así como los de rectificación y portabilidad, que deberán dirigirse a la Junta Directiva de AEGOLF-RM.
¿Quién gestiona el Canal?
La recepción de las comunicaciones que se realicen a través del Canal Ético es gestionada por un consultor externo especializado en la materia con el fin de verificar en primer término la ausencia de conflictos de interés y, en tal caso, remitir la comunicación al Responsable del Sistema interno de información.
En los supuestos de especial complejidad o cuando los hechos comunicados afecten o puedan afectar a varios departamentos, los asesores externos de AEGOLF-RM podrán colaborar en la instrucción del proceso.
Cuando se advierta que la comunicación recibida afecta directamente a personas que puedan participar activamente en la gestión e investigación de la misma serán excluidos de forma automática de todo el proceso de investigación y análisis hasta su resolución, con el fin de evitar cualquier tipo de conflicto de interés e incompatibilidad, y garantizar así la objetividad e independencia de las actuaciones que se realicen.
Para más información, antes de acceder al Canal Ético, CONSULTA estos documentos:
